Bilgi yönetimi

Vikipedi, özgür ansiklopedi
Şuraya atla: kullan, ara

Bilgi yönetimi[değiştir | kaynağı değiştir]

Geçmişten günümüze gelişen teknoloji ile birlikte kişisel hayatımızda başlayıp da sosyal hayatımıza kadar birçok alanda artan bilgi miktarı her alanda rekabeti ortaya çıkarmıştır. Bu yüzden örgütler teknoloji ile birlikte ortaya çıkan bilgi yığınlarını denetim altına alarak var olabilirler ve varlıklarını devam ettirebilirler. Bilgi yönetimi bu kadar etkin olmasına rağmen 20. Yüzyılın sonlarına doğru kavram olarak ortaya çıkmıştır. Bilgi yönetiminin bir kavram olarak ortaya çıkmasının nedeni “ürünlerin ve hizmetlerin bilgi içeriğinin artması, e-ticarette, eğitimde, vb. olduğu gibi teknolojinin üretim ve hizmetlerin niteliğini ve yapılış tarzını tümden değiştirmesi onu kendi yapısı içerisinde yapılandırması, bilimsel çalışmaların önemli ölçüde rekabet unsuru haline gelmesi, çalışanların niteliklerinin değişmesi, bilişim ve telekomünikasyon teknolojilerinin enformasyon ve yönetimindeki etkinliğin artması. ” [1] olarak tanımlanmıştır. Bunlarla birlikte yönetim kavramı ortaya çıkmış ve günümüzde hala gelişim göstermektedir

Bilgi yönetimi, eğitim, öğretim ve çeşitli şartlarla edindiğiniz deneyimlerinizin gündelik hayatınız ya da iş hayatınızda kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgi kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve çeşitli çevrelerle paylaşılması işlemlerinin tamamını kapsayan belirli organizasyon yapısına göre uygulayan yönetim bilimidir.

Diğer bir tanıma göre; bilgi yönetimi, herhangi bir işletmenin, amaçları doğrultusunda değerini artırmak, rakipleri ile olan gelişim farkını kapamak veya rekabete uyum sağlamak için dışarıdan ya da içeriden her türlü bilgi kaynağını kurumun faaliyetleri ile bütünleştirerek toplaması, düzenlemesi, çalışanların her birine ulaştırması, dolayısıyla kişisel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlamasıdır. Bilgi yönetiminin en önemli yapı taşları enformasyon ve bilgidir. Bilgi yönetiminin en önemli amacı, örgütte var olan kayıtlı ya da potansiyel bilgi kaynaklarını ortaya çıkarmak ve iş süreçlerine dahil etmektir. Bilgi yönetiminin diğer bir amacı ise, çalışanların var olan enformasyona erişimini mümkün kılarak enformasyon kaynaklarından yeni bilgilerin üretilmesini sağlamaktır.Burada yazılan tanımları özetlersek; “Bilgi yönetimi ( information management ) her türlü örgütün etkin olarak işletilmesi ile ilgili bilginin sağlanmasını, düzenlenmesi, denetimi, yayımı ve kullanımına yönetim ilkelerinin uygulanmasıdır. Bilgi terimi burada örgüt içinde ya da dışında yaratılmış değerli bilgileri ( üretim verileri, personel kayıtları, ya da dosyaları, pazar araştırması dosyaları, Pazar araştırma verileri, çeşitli kaynaklardan toplanan rekabetçi bilgi )  kapsamaktadır.”[2]

Başka bir açıdan bilgi yönetimi şu şekilde tanımlanmıştır; Bilgi yönetiminin; mikro ve makro perspektiften rekabetçiliğin artmasına katkıda bulunmak, karar verme mekanizmasını etkinleştirmek ve zaman israfını önlemek, müşterilere yönelik sorumluluğu artırmak, çalışanları bilgi paylaşımı yönünde teşvik etmek, bilginin ve bilgi paylaşmanın değerini artırmak suretiyle örgüt üyeleri arasındaki informal bağlan güçlendirmek, çalışanların ve yürütülen faaliyetlerin verimli olmasını sağlamak ve ürün ve hizmetlerin kalitesini yükseltmek, örgüt dahilinde yaratıcılık ve yenilikçiliği teşvik etmeyi sağlayan örgütsel bir yaklaşım olduğu yönünde fikir belirtmektir.[3]

"Bilgi ve belge yönetimi açısından bilgi, insanların çeşitli yollarla edindikleri ve içselleştirdikleri deneyimlerinin, düşüncelerinin, görüşlerinin ya da birikimlerinin yazılı, basılı ya da elektronik ortamda somutlaşması ile ortaya çıkan üründür." [4] Bilgi ve belge yönetimi bağlamında bilgiden kasıt 'nesne olarak bilgi'dir. Yönetim bir amacı gerçekleştirmek amacıyla zaman, işgücü, hammadde, deneyim, beceri ve maddi kaynakların en doğru ve verimli şekilde kullanıldığı süreçtir.[4] Bilgi yönetiminde yönetilen olgu belgedir. Belge bilginin kayıt altına alınmış, çeşitli ortamlarda varlık bulmuş halidir. "Bilgi ve belge yönetimi; yazılı, basılı ya da elektronik bilgi taşıyıcılarında varlık bulan bilginin seçilmesi, sağlanması, çözümlenmesi, değerlendirilmesi, düzenlenmesi, depolanması, erişilmesi ve kullanılmasını mümkün kılmak için sahip olunması gereken bilgi, beceri ve tekniklere ilişkin bazen bir çalışma ya da hizmet alanı, bazen de bir bilim dalı olarak algılanmakta ve tanımlanmaktadır.[4] Başka bir açıklamada bilgi yönetimi tanımı "Bilgi yönetimi; eğitim, öğrenim ve deneyimlerin kurumsal faaliyetlere yansıması sonrasında oluşan bireysel ve kurumsal, kayıtlı ve kayıtlı olmayan her türlü bilgi kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve paylaşılması işlemlerini organizasyonun yapısına göre uyarlayan ve uygulayan yönetim biliminin adıdır." şeklinde yapılır.[5] "Bilgi Yönetimi" organizasyonun elindeki 'görünmeyen varlıkların' yani temelinde entelektüel sermaye veya bilgi birikimi olan varlıklar ile değer yaratma sürecidir. Bu süreç şirketin 'pazar değeri'nin belirlenmesinde büyük öneme sahiptir.[6] "Başarılı bir bilgi yönetiminin temel bileşenlerinden biri, bilgi yönetiminde yetkinlik (mükemmeliyet) sağlamaktır. Bilgi yönetiminde yetkinlik, önemli bilgiyi saptamak, kaydetmek ve düzenlemek için karmaşık bir sistemin geliştirilmesi ve kurulmasına ve bu sistemi destekleyecek alt yapıya dayanır."[2]

Bilgi yönetimi, kurumsal yapılandırmanın mimarisi ile bir tabloda açıklanmıştır.[7]

Bilgi yönetiminin amaçları[değiştir | kaynağı değiştir]

Gülten EREN GÜMÜŞTEKİN'in 2004 yılında yayımlanan 'Bilgi Yönetiminin Stratejik Önemi' makalesine göre bilgi yönetiminin temel amaçları;

  • Öğrenme eğrisini hızlandırmak,
  • Daha hızlı bir iyileştirme sağlamak,
  • Örgüt içerisinde yeni bilgi üretmek,
  • Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanımını sağlamak,
  • Doğru bilginin, doğru insanlara, doğru zamanda ulaşmasını sağlamak,
  • Hızlandırılmış transformasyona imkan sağlamak,
  • Dış kaynaklardaki değerli bilgiyi örgüte kazandırmak,
  • Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırmak,
  • Bilgiyi dokümanlar, veri tabanları ve yazılımcılar(mevcut örgütsel bilgi varlıkları) aracılığı ile sunmak,
  • Örgütün birikimleri içerisinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin, birimler arası transferini gerçekleştirmek,
  • Örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye dönüştürmek ve bilgi yönetimi sayesinde ölçülmesini sağlamak.

[8]

Bilgi Yönetiminin Uygulaması

Bilgi yönetiminin uygulaması bilginin nasıl yönetileceği ve günlük işlerde daha etkili olarak nasıl kullanılacağına yönelik birbirini izleyen altı adımda ele alınmıştır.

  •    1) Bilgi yönetimini işletme amaçlarıyla ilişkilendirmek ( Bilgi yönetimi çerçevesi )
  •    2) Çekirdek bilgi yönetimi takımını oluşturmak.
  •    3) Kritik bilgi varlıklarını tanımlamak (Bilgi yönetimi denetimi ).
  •    4) Bilgi yönetiminin paylaşılan değerlerini, vizyonunu, amaçlarını geliştirmek.                         
  •    5) Yeni bilgi yönetimi yapısını, sistemlerini, süreçlerini, teknolojilerini, rollerini, sorumluluklarını ve ödüllerini yaratmak.                                                                                         
  •    6) Bilgi yönetimine uygun organizasyonel kültürü oluşturmak ve sürdürmek.[9]
   Klasik Bakış Açısı İle Bilgi Yönetimi 
  • YENİ TEKNOLOJİ HER SORUNU ÇÖZER
  • ONLARCA İNSANIN YAPABİLECEĞİNDEN DAHA FAZLASINI MAKİNE TARAFINDAN YAPILABİLİR
  • BİLGİNİN ARTIŞI HIZLI VE FAZLALIĞI İLE İLGİLİ SORUNLAR VERİLER ELEKTRONİK OLARAK YÖNETİLDİĞİNDE AZALARAK YOK OLUR
  • BİLGİSAYAR VE İLGİLİ TEKNOLOJİLER VARSA SORUN YOKTUR/HALLOLUR.

Bilgi Ekolojisi Perspektifinden Bilgi Yönetimi

  • bilgi sistemleri bilgi mimarisi ilkeleri ile tasarlanmalı
  • bilgi teknlojileri dogru şekilde uygulanmalı ve kullanılmalı
  • bilgi sistemi ya da bilgi aktaran olduğu bilgi cevresi yönetilirken
  • bilgi strateijileri
  • bilgi politikaları
  • bilgi davranışları
  • gerekli/uygun destek elemanları ihtiyaçlar göz önünde bulundurulur.

Bilgi yönetiminin ilkeleri[değiştir | kaynağı değiştir]

Bir örgüt, bilgi yönetimi ile ilgili olarak temel ilkeleri kararlaştırıldıktan sonra ayrıntılı yaklaşımları ve planları bu ilkelere göre oluşturabilir. Bu ilkeler aşağıdaki gibidir.[10]

  • Bilgi yönetimi sürekli devam eden bir süreçtir.
  • Bilgi yönetimi pahalıdır.
  • Etkili bilgi yönetimi, insan ve teknolojinin ortak çözümlerini gerektirir.
  • Bilgi yönetiminin başarısı için güven ve inanç gerekir.
  • Bilgi yönetimi, bilgi takımları, çalışanları ve yöneticileri gerektirir.
  • Bilgi yönetimi, bilgi iş süreçlerinin iyileştirilmesi anlamına gelir.
  • Bilgiyi paylaşmak ve kullanmak genellikle doğal olmayan eylemlerdir.
  • Bilgi yönetimi, modellerden ve hiyerarşik yapıdan çok, bilgi haritalarından

ve bilgi piyasalarından yararlanır.

  • Bilgi yönetimi uzun bir süreçtir. Sadece bilginin farkında olmak ve bilgiye

ulaşmak yeterli değildir.

Bilgi yönetimi süreci[değiştir | kaynağı değiştir]

Bilgi yönetimi;gerekli bilginin belirlenmesi, erişilebilir bilginin tespit edilmesi, bilgi uçurumunun belirlenmesi, bilgi geliştirme, bilgi edinimi, bilgi kanalı oluşturma, bilgi paylaşımının sağlanması, bilgiden yararlanma ve yararlanılan bilgiyi değerlendirme süreçlerinden oluşur.

Başka bir kaynakta bilgiyi etkin bir şekilde yönetiminde dört süreç vardır.

  • 1) Elde etmek : Daha hızlı ögrenme ve deneyim kazanma yoluyla yeni bilgiler edinmek.
  • 2) Geliştirmek : Bilgiyi kişisel, takım ve organizasyonel düzeyde geliştirmek.
  • 3) Elde tutmak : Bilginin organizasyonu içinde kalmasını
  • olabildiğince iyi bir şekilde sağlamak.
  • 4) Paylaşmak : Bu bilgiyi bilgi organizasyonu içinde ve dışında müşterilerle ve diğer paydaşlarla karlı bir şekilde paylaşmak.[9]

Bilgi profesyoneli[değiştir | kaynağı değiştir]

Bilgi profesyonelleri, bilgi yönetiminin olduğu çeşitli ortamlarda görev yaparlar. Geniş anlamda bilgi profesyoneli, sorumlu olduğu işle bağlantılı bilgileri en doğru ve en uygun biçimde kullanabilen profesyonellerdir. Örneğin;bilim adamları, araştırmacılar, yöneticiler, hekimler, öğretmenler vb. Dar anlamda bilgi profesyoneli ise kayıt altına alınmış her türlü bilginin sağlanması, düzenlenmesi, erişimi, yeniden biçimlendirilmesi, iletilmesi ve korunması hususunda gerekli hizmetleri oluşturma, yürütme, yönlendirme ve geliştirme bilgi, beceri ve tekniğine sahip bireylerdir.[11]

Türkiye'deki üniversitelerde bilgi yönetimi[değiştir | kaynağı değiştir]

Çok eski bir sistem olmamakla birlikte üniversitelerin kütüphanecilik bölümleri yeniden yapılandırıldı. Ders programları gözden geçirilerek 1990’ların başında kütüphanecilik bölümü adıyla üç ayrı ana bilim dalı (kütüphanecilik, arşivcilik ve dokümantasyon-enformasyon) olarak örgütlenen bölümler, 2002 yılından itibaren “Bilgi ve Belge Yönetimi” adıyla yeniden ortak bir çatı altında toplandı ve ana bilim dalları kaldırıldı.[12] Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi de örnekler arasındadır.

Dipnotlar[değiştir | kaynağı değiştir]

  1. ^ Mustafa Sağsan, 2010, Bilgi Yönetimi Disiplini ve Uygulamaları,s.62
  2. ^ a b Yaşar Tonta,2004,Bilgi Yönetiminin Kavramsal Tanımları ve Uygulama Alanları, s.3
  3. ^ Jarar,2002; aktaran: Akgün, A., Keskin, H. ve Günsel, A., 2009, Bilgi Yönetimi ve Öğrenen Örgütler.
  4. ^ a b c (İrfan Çakın,2011,Bilgi ve Belge Yönetimine Giriş,s.10)
  5. ^ (Hüseyin Odabaş,2006,Bilgi Yönetimi,s.3)
  6. ^ (Gülin Ülker,I. Bölüm,Bilgi Yönetimine Giriş)
  7. ^ (Bengü Çapar,Bilgi Yönetimi Sistemi:Kavramsal Bir Çerçeve)
  8. ^ (Gülten Eren Gümüştekin,2004,s.204,205)
  9. ^ a b İsmet Barutçugil, 2002, Bilgi Yönetimi, s.108
  10. ^ (Nezahat Güçlü,Kseanela Sotirofski,2006,Bilgi Yönetimi,s.356)
  11. ^ (İrfan Çakın,2011,Bilgi ve Belge Yönetimine Giriş,s.13)
  12. ^ (Yaşar Tonta,2004,Bilgi Yönetiminin Kavramsal Tanımları ve Uygulama Alanları,s.5)

Kaynakça[değiştir | kaynağı değiştir]

  • Çakın,İ.(2011).Bilgi ve Belge Yönetimine Giriş.Yayınlanmamış text,10-13.
  • Çapar,B.Bilgi Yönetimi Sistemi: Kavramsal Bir Çerçeve.[1] [2]
  • Güçlü,N. ve Sotirofski,K.(2006).Bilgi Yönetimi.Türk Eğitim Bilimleri Dergisi,4(4),356.[3]
  • Gümüştekin Eren,G.(2004).Bilgi Yönetiminin Stratejik Önemi.İktisadi ve İdari Bilimler Dergisi,18(3-4),204-205. [4]
  • Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü İnternet Sitesi [5]
  • Odabaş,H.(2006)."Bilgi Yönetimi".Bilgi çağı bilgi yönetimi ve bilgi sistemleri içinde(101-107). [6]
  • Tonta,Yaşar.(2004).Bilgi Yönetiminin Kavramsal Tanımı ve Uygulama Alanları,3-5.[7]
  • Ülker,Gülin.,I. Bölüm,Bilgi Yönetimine Giriş.[8].
  • Barutçugil, İsmet. (  2002  ). Bilgi Yönetimi. İstanbul: Kariyer Yayıncılık.
  • Sağsan, Mustafa. ( 2010 ). Bilgi yönetimi Disiplini ve Uygulamaları. Yayın yeri: Siyasal  Kitabevi.
  • Akgün, A., Keskin, H. ve Günsel, A. ( 2009 ). Bilgi Yönetimi ve Öğrenen Örgütler.Yayın yeri: Eflatun Yayınevi.