Dokümantasyon

Vikipedi, özgür ansiklopedi
Atla: kullan, ara

Dokümantasyon[değiştir | kaynağı değiştir]

Tanımı[değiştir | kaynağı değiştir]

Dokümantasyonu anlamak için önce "doküman nedir?" sorusunun cevabı bilinmelidir. Her hangi bir faaliyetin metotlarını ortaya koyan veya okuyana bir görevi hakkında yardımcı olan elektronik veya yazılı-basılı ortamda bulunan belgelerdir. Örneğin işletmelerde üretim faaliyetlerine yönelik metotlar gibi. Bundan hareketle dokümantasyonun tanımı şöyle diyebiliriz: Dokümanların vaya dokümanlardaki kayıtlı bilgilerle ilgili yapılması gereken çeşitli işlemlerdi.[1]


Dokümantasyon teriminin ilk kullanıcılarından olan Paul Otlet ve La Fontaine çalışmalarının başında dokümantasyonu "dokümanlar hakkında bilgi toplama ve bunları rasyonel bir şekilde organize etme" olarak tanımladılar. Daha sonra Paul Otlet hazırladığı "Traite de Documentation"(1934) isimli çalışmasında önceki tanımını biraz değiştirerek dokümanı şöyle tanımlamıştır: Dokümanın yazanın kaleminden çıktığı andan başlayarak okuyucunun ya da bilgi edinenin dimağına girene değin izlenen bir süreç". Paul Otlet'e göre dokümanlar dört genel grubun içinde düşünülmelidir;

  • Kitap cinsinden olanlar(kitap, broşür, ansiklopedi, gazete, dergi, tez, rapor v.b)
  • Grafik dokümanlar( haritalar, planlar, fotoğraflar, arşivler v.b)
  • Kitap yerine geçen dokümanlar( modeller, maketler, ders araçları,görsel-işitsel araçlar v.b)
  • İdari dokümanlar( yazışmalar, notlar, resmi kayıtlar, listeler v.b).[2]

Dokümantasyon Süreçleri[değiştir | kaynağı değiştir]

Dokümantasyon birçok faaliyetten oluşan bir süreçtir: a. Hangi bilgilere ihtiyaç olduğunun tesbiti ve elde edilmesinin yollarının bulunması; b. Bulunan bilgilerin kaydedilmesi ve kayıtların (belge denilen) uygun ortamlarda saklanması ya da gerekli bilgileri içeren zaten hazır belgelerin toplanması; c. Erişimi kolaylaştırmak için belgelerin düzenlenmesi; ve d. Asıl olarak, belgelerin ihtiyaç duyanların kullanımına sunulması. Dokümantasyon bu sürecin belirli bir parçasını da ifade edebilir. Öyleyse, dokümantasyon bilgi kaydetme fiilini ya da belgelerin toplanması ve düzenlenmesi fiilini ifade edebilir.

Amacı[değiştir | kaynağı değiştir]

Bilim adamları ve araştırmacıların daha hızlı aradıkları bilgilere ulaşılabilmesi için kurulan dokümantasyon merkezleri 1950’li yıllardan sonra kullanıcılarına daha iyi hizmet verebilmek için enformasyon merkezleri altında yapılandırmışlardır ve sorumluluk alanları genişlemiştir. Bu merkezlerin görevi yüksek düzeyde uzmanlaşmış kişilerin sorularını hızlı ve güvenilir bir şekilde yanıtlamak, kullanıcılara seçilmiş, değerlendirilmiş ve doğrulanmış somut bilgi ürünlerini sunmaktır.

Dokümantasyon Merkezlerinin Ortaya Çıkış Nedenleri[değiştir | kaynağı değiştir]

  • Bilindiği gibi çağımızda bilgi patlaması yaşanıyor bunun sonucunda da bilgi kaynaklarının sayısında büyük artışlar meydana geliyor.
  • Bilim adamları ve araştırmacıların araştırdıkları konu hakkındaki güncel bilgilere daha hızlı ulaşma talepleri/istekleri.
  • Kütüphanelerin böyle bir talebi karşılamak için yetersiz kalması.
  • Teknolojideki gelişmeler.(Teknolojik gelişmeler bilimsel kaynak üretimini hızlandırır.)

Dokümantasyon Neden Yapılır ?[değiştir | kaynağı değiştir]

Dokümantasyonu önemli kılan bir dizi neden mevcuttur. İlk olarak, olaylar olur ve zaman içinde sona erer. Ya da başka bir yerde gerçekleşen ancak bilgilenmekte fayda olan olaylar olabilir. Ayrıca, insanlar olaylar konusunda farklı algılamalara ya da yorumlara sahip olabilir. Bu olaylarla ilgili dokümantasyon olmazsa onlarla ilgili bilgi sonsuza kadar yok olacak ve bu bilgiden sağlanacak yarar da kaybedilmiş olacaktır.Diğer bir deyişle, dokümantasyon, gelecekteki bir ihtiyacı karşılaması anlamında, ileriye dönük bir faaliyettir. Bir bilgiye ihtiyaç duyan insanlara başvurabilecekleri belgeler gerekir. Dahası,uygun biçimde dokümante edilmiş bilgi tekrar tekrar kullanılabilir.

Dokümantasyonu Kim Yapar ?[değiştir | kaynağı değiştir]

Dokümantasyon, önceki bölümde tartışılan dokümantasyon amaçlarının biri ya da bir bileşiminden oluşabilen, kendi özel görevlerini yerine getirmeye çalışan insan hakları kuruluşları tarafından yapılır. Dokümantasyon merkezi ya da biriminin kuruluş biçimi, sağladıkları hizmetlerin niteliğine bağlı olarak, bir kuruluştan diğerine farklılık gösterir. Hükümet kaynaklarından, hükümetler arası, yerel ve uluslararası hükümet dışı kuruluşlardan geniş kapsamlı materyal toplayan kütüphane tipi insan hakları dokümantasyon merkezleri, insan hakları eğitimi ve standart oluşturulması amaçları açısından mükemmeldir. Bu merkezler, mağdurların kurtarılması ve faillerin cezalandırılmasını amaçlayan hukuk mücadeleleri ve kampanyaların yürütülmesi için de yararlı bilgiler sağlayabilir.

Dokümantasyon Nasıl Yürütülür ?[değiştir | kaynağı değiştir]

Dokümantasyon süreci, neyin toplanacağını tesbit etmekten kullanıcılara nasıl sunulacağına kadar, birçok aşamadan oluşur. Aşamalar, hem kütüphane tipi dokümantasyon hem de araştırmaya dayalı dokümantasyon için, sonuncusunun gerektirdiği bazı ek faaliyetler dışında, benzerdir.Kütüphane tipi dokümantasyonda şu aşamalar mevcuttur:

  • Neyi nasıl toplanacağının tespiti
  • Materyalin elde edilmesi
  • Materyalin düzenlenmesi
  • Kullanıcılara hizmet verilmesi

Araştırmaya dayalı dokümantasyonda, ek olarak, araştırılan olaylarla ilgili bilgilerin elde edilmesi ve toplanan bilgilerin düzenlenmesi gerekir. Aşağıda bu tür dokümantasyonun aşamaları gösterilmiştir:

  • Neyin nasıl toplanacağının tespiti
  • Materyalin ve olayla ilgili bilgilerin elde edilmesi
  • Olayla ilgili bilgilerin ve materyalin düzenlenmesi
  • Kullanıcılara hizmet verilmesi

Aşamalar bakımından görülen farklılıklar dışında, bazen bu iki tip dokümantasyon arasında her bir aşamada kullanılan belirli tekniklerde de farklılıklar olur.

Gelişimi[değiştir | kaynağı değiştir]

Yazının icadından sonra üretilen bilgilerin kayıt altına alınmasıyla bu bilgilerin saklanması ve ihtiyaç duyanların yararlanması için kütüphaneler kuruldu. İlk zamanlarda kütüphaneler dokümantasyon, enformasyon ve arşiv olarak da kullanılıyordu. Zaten genelde kütüphaneler tapınaklar ya da saraylarda bulunuyordu. Çinlilerin icadı olan matbaayı 15.yüzyılda Johann Gutenberg geliştirdi. Bu sayede kaynak saysı artmaya başladı. İkinci Dünya Savaşı ve sonrasında bilimsel gelişmelerin yanında bilim adamlarının sayısının artması, bilimsel yayınların artmasına neden oldu. 1950’lerden sonra dokümantasyon merkezleri sorumluluk alanlarını genişleterek bilim adamları ve araştırmacılara daha iyi hizmet verebilmek için enformasyon merkezleri olarak yapılandırılmıştır.

Hacettepe Üniversitesinde Dokümantasyon[değiştir | kaynağı değiştir]

Hacettepe üniversitesinde bu bölümle ilgili eğitim uzun zamandan beri devam etmektedir. En başta "Kütüphanecilik ve Dokümantasyon Enstitüsü" adı altında eğitim vermiştir. Kurucusu Prof. Dr. İlhan Kum' dur. İlk akademik yılı 1974 yılıdır. Ancak ilk akademik programını 1972 yılında kabul etmiştir. Bölümün lisas programı 1993 yılında değişmiş ve Arşivcilik, Kütüphanecilik, Dokümantasyon ve Enformasyon Anabilim dallarına ayrılmıştır. Yüksek Öğrenim Kurumunun 2002 yılında aldığı karar doğrultusunda şimdiki hali olan Bilgi ve Belge Yönetimi bölümü olarak eğitime devam etmektedir.[3]

Bakabileceğiniz Kaynaklar[değiştir | kaynağı değiştir]

Devlet arşivleri genel müdürlüğünün internet sayfası.[4]

Modern Dokümantasyon ve Enformasyon İşlemleri kitabı.[5]

Osman Tekin Aybaş' ın Dokümantasyon : tarifi ve tarihi gelişimi kitabı.[6]

Kaynakça[değiştir | kaynağı değiştir]

  1. ^ Çakmak, V.(1985), Milli dokümantasyon merkezi ihtiyacı, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni,34(4) , 185-191
  2. ^ Çakın, İrfan (2012). Yayınlanmamış Ders Notları. 
  3. ^ "Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi". http://www.bby.hacettepe.edu.tr/tarihce.asp. Erişim tarihi: 09.01.2013. 
  4. ^ "Dokümantasyon". http://www.devletarsivleri.gov.tr/Forms/pgArticle.aspx?Id=DAA154B3-6734-4B08-94EA-762620FDEA79. Erişim tarihi: 10.01.2013. 
  5. ^ Türkiye Bilimsel ve Teknik Dokümantasyon Merkezi. Ankara: TÜRDOK. 1972. 
  6. ^ Aybaş, Osman Tekin (1971). Dokümantasyon : tarifi ve tarihi gelişimi. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği. 

Guzman, M. ve Verstappen, B. (2001). İnsan Hakları İzleme ve Dokümantasyon Dizisi. Cenevre. http://www.ihop.org.tr/dosya/huridocs/dokumantasyonnedir.pdf