Belgeleme

Belgeleme veya dokümantasyon, ses bandı veya CD'ler gibi dijital ya da analog medyaların olduğu kağıt üzerinde saklanan biçimidir. Kullanım kılavuzları, beyaz kâğıtlar, çevrim içi yardım, hızlı başvuru kılavuzları belgeleme örnekleri arasında sayılabilir. Belgeler, web siteleri, yazılım ürünleri ve diğer çevrim içi uygulamalar ile dağıtılmaktadır.

Belgeleme teriminin ilk kullanıcılarından Paul Otlet ve Henri La Fontaine, çalışmalarının başlangıç aşamasında belgelemeyi "belgeler hakkında bilgi toplama ve bunları rasyonel bir şekilde organize etme" işi olarak tanımlamışlardır. Otlet 1934 yılında hazırladığı "Traité de Documentation" başlıklı çalışmasında önceki tanımının sınırlarını oldukça genişletmiş ve belgelemeyi "belgenin, yazanın kaleminden çıktığı andan başlayarak okuyanın ya da bilgi edinenin dimağına girene değin izleyen bir süreç" olarak ifade etmiştir.

Dokümanlar dört genel grupta incelenir:

• Kitap cinsinden olanlar (kitap, broşür, ansiklopedi, dergi, gazete, tez, rapor, vb.)
• Grafik belgeler (haritalar, planlar, gravürler, fotoğraflar, afişler, vb.)
• Kitap yerine geçen belgeler (modeller, maketler, ders araçları, görsel-işitsel araçlar, vb.)
• İdari belgeler (yazışmalar, notlar, resmi kayıtlar, listeler, vb.)

Belgelemenin amacı

Belgeleme bilim adamlarının ve araştırmacıların bilimsel ve teknik güncel bilgilere ulaşmasını sağlamaktadır. Bilgi kaynaklarının artması ve teknolojideki gelişmeler belgelemenin geniş kitlelere yayılmasını sağlamıştır. II. Dünya Savaşı'ndan sonra, bilim insanı ve araştırmacılara daha iyi hizmet vermek amacıyla sorumluluk alanını genişleterek enformasyon merkezi olarak yapılandırılmıştır. Bu merkezler genellikle kütüphane altyapısı üzerine oluşturulmuş ve bazı konularda kullanıcılarına özel bilgi sağlamayan uzman kişilerce denetlenen kuruluşlardır.

Belgeleme tarihi

Belgeleme 18. yüzyılın sonlarında ortaya çıkmıştır. Uluslararası belgeleme alanındaki ilk çalışma 1878'de Fransa'da yapılmıştır. 1 Temmuz 1878 tarihinde uluslararası bibliyografik kuruluşlar bir araya gelerek bütün araştırmacılara gerekli ve güvenilir bilgi sağlamak için bibliyografik kaynakların toplanmasına karar vermiştir. 2 Eylül 1895'te Belçika'da yapılan ikinci konferansın ardından Uluslararası Bibliyografya Enstitüsü (IIB) kurulmuştur. 1937’de ismi Uluslararası Belgeleme Federasyonu olarak değiştirilmiştir. FID'in temel amacı, uluslararası işbirliği ve dayanışma yoluyla belgeleme ve enformasyon çalışmalarını yönlendirmek ve geliştirmektir. Bu bağlamda; belgeleme konusuyla ilgilenen kuruluşların çalışmalarını koordine etmek, üye örgütler arasında bilgi alışverişini sağlamak, yayınlar çıkarmak ve ilgili konularda uzmanların yetiştirilmesine öncülük etmek görevleri arasında yer almaktadır. Halen 90 ülkeden 350 ulusal, kurumsal ve bireysel düzeyde üyesi bulunmaktadır.

Türkiye'de belgeleme

Türkiye 1956'da Uluslararası Belgeleme Federasyonu'na (FID) üye olmuştur. Türkiye'de 1967'de TÜBİTAK bünyesi altında Belgeleme Merkezi (TURDOK) kurulmuştur. 1988 yılında Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı kurulmuştur. Bu kurumun amacı, ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeyi daha sağlıklı bir şekilde bulmak, üretilen her türlü yayını uluslararası standartlara göre kataloglamak, sınıflandırmak, indekslemek ve hizmete sunmaktır.

Kaynakça

• Çakın (2011), Bilgi ve Belge Yönetimine giriş, Ankara: Hacettepe Üniversitesi